كلف مدير الإدارة أحد المختصين بتقييم أداء فريق عمل مكلف بالتوصل إلى حل لمشكلة تعاني منها المنظمة بهدف مساعدة المدير في اتخاذ القرار المناسب.

وضع المقيم بعض النقاط على شكل أسئلة كي تساعده في تقييم أداء الفريق. تضمنت الأسئلة ما يلي:

  • هل حضر أعضاء الفريق في الوقت المحدد؟

  • هل سبق توزيع ملف تحضيري قبل الاجتماع؟

  • هل أوضح رئيس الفريق الهدف من الاجتماع ومدته؟

  • هل أوضح رئيس الفريق آلية التوصل إلى التوصيات؟

  • هل يوجد مقرر للاجتماع، وهل يوجد جدول أعمال؟

  • هل تمكن رئيس الفريق من إدارته بشكل جيد؟

  • هل اتفقت تشكيلة الفريق مع موضوع الاجتماع؟

أعد المختص تقريرا تضمن الملاحظات التالية:

  • رئيس الفريق كان آخر الحاضرين.

  • بعد بدء الاجتماع حضر أحد الأعضاء متأخرا فقرر رئيس الفريق تكرار المقدمة وتوضيح أهداف الاجتماع!

  • تم توضيح هدف الاجتماع ولم يتم توضيح آلية العمل.

  • لم يتم مراجعة مهام الفريق كما جاءت في قرار تشكيله.

  • اتضح أن بعض أعضاء الفريق ليس لهم علاقة بموضوع الاجتماع.

  • ضاع كثير من الوقت في جدال لا يخدم الهدف حين اتجه النقاش حول تبادل اللوم بين ممثلي الإدارات حول أسباب المشكلة، هذا الجدال نبه رئيس الفريق إلى أن تشكيل الفريق للموضوع المطروح كان يجب أن يكون علميا وليس بمبدأ تمثيل الإدارات.

  • استحوذ أحد أعضاء الفريق على كثير من وقت الاجتماع في مداخلات وتعليقات لا تخدم هدف الاجتماع ولم يمارس رئيس الفريق مسؤوليته في إدارة الوقت من أجل التركيز على هدف الاجتماع.

  • انتهى الوقت ولم يتوصل الفريق إلى حل يتفق عليه الجميع.

أوصى المختص بإعادة تشكيل الفريق.