تعديل عدد من اللوائح التنظيمية لمؤسسات الطوافة ومكتب الزمازمة

مكة المكرمة - محمد العمري:

أصدر وزير الحج إياد أمين مدني قراراً بتعديل المادتين الأولى والثانية من اللائحة التنظيمية والإدارية لواجبات ومسؤوليات مجالس إدارات مؤسسات الطوافة الأهلية الست ومكتب الزمازمة بحيث تكون المادة الأولى بعد التعديل.
الجمعية العمومية:
- تتكون الجمعية العمومية من جميع المساهمين بالمؤسسة ولكل منهم حق التصويت في الجمعية العمومية بعدد أسهمه ويتساوى في ذلك الحق الذكور والإناث.
- تنعقد الجمعية العمومية بدعوة من رئيس مجلس الإدارة ولوزارة الحج طلب انعقادها بناء على طلب 30% من المساهمين أو بناء على طلب المحاسب القانوني للمكتب، أو كلما دعت الحاجة لذلك.
- توجه الدعوة لانعقاد الجمعية العمومية قبل خمسة وعشرين يوماً على الأقل بالإعلان عنها في إحدى الصحف المحلية، موضحاً بالإعلان مكان، وزمان انعقاد الجمعية، كما توجه المؤسسة في نفس التاريخ الدعوة إلى المساهمين في الميعاد المذكور بخطابات مسجلة على عناوينهم المقيدة في سجلات المكتب وتشمل الدعوة جدول الأعمال، وترسل صورة من الدعوة وجدول الأعمال إلى وزارة الحج في نفس توقيت إرسال الدعوة إلى المساهمين.
- يحق لوزارة الحج ان توفد مندوباً أو أكثر لحضور الجمعية العمومية للمساهمين كمراقبين ويتولى أحدهم أمانة اجتماع الجمعية.
- يكون لكل مساهم في المؤسسة الحق في حضور الجمعية العمومية وللمساهم ان يوكل عنه كتابة مساهماً آخر من غير أعضاء مجلس الإدارة بموجب وكالة شرعية، ويجوز للمساهم ان يمثل نفسه ومن يخوله بالوكالة.
- يجوز للمساهمة ان توكل بموجب توكيل شرعي من تراه حتى ولو كان من غير أبناء الطائفة لحضور اجتماع الجمعية العمومية.
- تنتخب الجمعية العمومية ثلثي أعضاء مجلس إدارة المؤسسة وفق الآلية الموضحة في البند الأول من المادة الثانية، وتناقش الحسابات الختامية للعام المالي السابق وتقرها، وكذلك تصوت على أية موضوعات يطرحها مجلس الإدارة وتتطلب موافقة الجمعية العمومية.
- تنعقد الجمعية العمومية مرة على الأقل كل سنة خلال الستة شهور التالية لانتهاء السنة المالية وبعد اعتمادها من قبل الوزارة، ويجوز دعوة الجمعية العمومية للانعقاد كلما دعت الحاجة إلى ذلك.
- يصدر مجلس الإدارة عن كل سنة مالية ميزانية للمؤسسة وتقريراً مفصلاً عن نشاط المؤسسة ومركزها المالي ويوقع رئيس مجلس الإدارة على الوثائق المشار إليها وتودع نسخ منها في مقر المؤسسة تحت تصرف المساهمين للاطلاع عليها فقط خلال الفترة من تاريخ الإعلان عن موعد انعقاد الجمعية العمومية وحتى تاريخ انعقاد الجمعية، وعلى رئيس مجلس الإدارة ان يرسل صورا من هذه الوثائق إلى وزارة الحج قبل تاريخ انعقاد الجمعية العمومية بخمسة وعشرين يوماً على الأقل.
- يسجل المساهمون الراغبون في حضور الجمعية العمومية سواء أصالة أو وكالة أسمائهم إلى الوقت المحدد لانعقاد الجمعية ويحرر عند انعقاد الجمعية كشف بأسماء المساهمين الحاضرين والممثلين وعدد الأسهم التي في حيازتهم أصالة ووكالة، ويحق لكل مساهم الاطلاع على هذا الكشف.
- لا يكون انعقاد الجمعية العمومية صحيحاً إلاّ إذا حضره عدد من المساهمين في المؤسسة أصالة ووكالة يمثلون نسبة 51% من إجمالي أسهم المساهمين، فإذا لم يتوافر النصاب في الاجتماع الأول وجهت الدعوة لى اجتماع ثان يعقد خلال الثلاثين يوماً التالية للاجتماع السابق بالطريقة المنصوص عليها في الفقرة (3) أعلاه، ويعتبر الاجتماع الثاني صحيحاً أياً كان عدد الحاضرين من المساهمين وأسهمهم، وتصدر قرارات الجمعية العمومية بالأغلبية المطلقة لعدد الأسهم الممثلة في الاجتماع أصالة ووكالة.
- لا يجوز لأعضاء مجلس الإدارة الاشتراك في التصويت على قرارات الجمعية العمومية التي تتعلق بإبراء ذمتهم من المسؤولية عن إدارتهم.
- لكل مساهم حق مناقشة الموضوعات المدرجة في جدول أعمال الجمعية وتوجيه الأسئلة بشأنها إلى أعضاء مجلس الإدارة أو المحاسب القانوني للمؤسسة، ويجيب مجلس الإدارة أو المحاسب القانوني بالقدر الذي لا يعرض مصلحة المؤسسة للضرر، وإذا رأى المساهم ان الرد عن سؤاله غير مقنع أحكم إلى الوزارة وكان قرارها في هذا الشأن نافذاً.
- يلتزم كل مساهم بالقرارات التي تصدر من الجمعية العمومية وفقاً لاحكام هذه اللائحة واللوائح الأخرى النافذة سواء أكان حاضراً أم غائباً وسواء أكان موافقاً على هذه القرارات أو مخالفاً لها.
- يترأس اجتماع الجمعية العمومية رئيس مجلس إدارة المؤسسة أو أحد نائبيه في حالة غيابه، ويتولى رئيس المجلس أو من يفوضه افتتاح جلسة الاجتماع وتلاوة ملخص تقرير مجلس الإدارة، كما يتولى تنظيم إدارة النقاش وطرح الأسئلة ووضع الآلية المتبعة في التصويت السري والعلني، وله الحق في تفويض من يراه للقيام بتنظيم ذلك ويختار الرئيس في بداية الجلسة شخصاً أو أكثر من بين المساهمين أو من الحاضرين من غير المساهمين لتولي مهمة أمانة سر الجمعية العمومية بالإضافة لممثل الوزارة.
- يتم التصويت على الحسابات الختامية أو أية موضوعات أخرى يطرحها مجلس الإدارة للتصويت ويتم الإعلان عنها في جدول الأعمال بعد انتهاء النقاش بطريق الاقتراع السري، حيث يدلي مساهمو المؤسسة الحاضرون في الجلسة بأصواتهم بالموافقة أو الرفض أو الامتناع من خلال نماذج التصويت التي توزعها المؤسسة عليهم عند تسجيلهم لأسمائهم وتوقيعهم بالحضور، ولا تحتسب الأصوات التي لا يتم الإدلاء بها وفق الاستمارات التي توزع على المساهمين.
- تقوم لجنة يشكلها رئيس الجمعية العمومية خلال انعقاد الجمعية لتجميع استمارات التصويت من المساهمين الحاضرين فور اكتمال عملية التصويت ولا يجوز لأي شخص آخر من غير أعضاء اللجنة القيام بتجميع أية استمارات من المساهمين.
- يتم فرز وتسجيل الأصوات بواسطة اللجنة التي تم تشكيلها خلال انعقاد الجمعية بمشاركة مندوب الوزارة ويتم استبعاد الأصوات التي يتبين مخالفتها للتعليمات باعتبارها أصواتاً باطلة وبعد اكتمال عمليات الفرز ترفع النتيجة إلى رئيس الجلسة الذي يقوم بتلاوة نتيجة التصويت ومن ثم قرار الجمعية بذلك الصدد وتصدر قرارات الجمعية بالأغلبية المطلقة لعدد الأسهم بعد استبعاد الاستمارات الممتنع أصحابها عن التصويت.
- يحرر في اجتماع الجمعية محضر يتضمن أسماء المساهمين الحاضرين أصالة ووكالة والقرارات التي اتخذت وعدد الأصوات التي وافقت عليها أو خالفتها وخلاصة وافية للمناقشات التي دارت في الاجتماع وتدون بصفة منتظمة عقب كل اجتماع في سجل خاص يوقعه رئيس الجمعية.
- مع عدم الاخلال بحقوق الغير الحسن النية يقع باطلاً كل قرارات تصدر من الجمعية العمومية بالمخالفة لأحكام هذه اللائحة واللوائح الأخرى النافذة ولكل مساهم اعترض في محضر الاجتماع على القرار أو تغيب عن الحضور بسبب مقبول وخلال ستين يوماً من تاريخ صدور قرار الجمعية ان يطلب من وزير الحج إبطال القرار، ولوزير الحج قبول الطلب أو رفضه على أنه يترتب على القضاء ببطلان القرار اعتبار القرار كأن لم يكن بالنسبة لجميع المساهمين.
المادة الثانية
تشكيل مجلس الإدارة:
- يشكل مجلس الإدارة من اثني عشر عضواً ويعين وزير الحج أربعة أعضاء منهم وتختار الجمعية العمومية الباقين بطريقة الانتخاب بالتنافس بين قوائم تضم كل قائمة منهم ثمانية أعضاء يرغب أفرادها في الدخول مجتمعين في مجلس الإدارة.
- يختار مجلس الإدارة في أول اجتماع له الرئيس وللرئيس اختيار نائب له أو أكثر من بين الأعضاء وفق ما هو موضح في البند الثالث من هذه المادة.
- مدة عضوية مجلس الإدارة أربع سنوات، ويجوز إعادة انتخاب أو تعيين من انتهت مدة عضويتهم لمدة أو مدد أخرى.
- إذا خلا محل عضو في المجلس بالوفاة أو بالاستقالة أو بفقد شرط من شروط العضوية تقوم وزارة الحج بتعيين آخر بدلاً عنه، وتكون العضوية في هذه الحالة لنهاية مدة السلف.
- لا يجوز ان يكون لعضو مجلس الإدارة أية مصلحة مباشرة أو غير مباشرة في الأعمال والعقود التي تتم لحساب المؤسسة، ويستثنى من ذلك الأعمال التي تتم بطريق المنافسة النظامية إذا كان عضو مجلس الإدارة صاحب العرض الأفضل.
- وعلى عضو مجلس الإدارة ان يبلغ المجلس بما يخصه من مصلحة شخصية في الأعمال والعقود التي تتم لحساب المؤسسة ويثبت هذا التبليغ في محضر الاجتماع ولا يجوز للعضو ذي المصلحة الاشتراك في التصويت على القرار الذي يصدر بهذا الشأن ويبلغ رئيس مجلس الإدارة الجمعية العمومية والمحاسب القانوني بمثل هذه العقود.
- لا يجوز للأعضاء في مجلس الإدارة ان يذيعوا على المساهمين في غير اجتماعات الجمعية العمومية أو إلى الغير ما أطلعوا عليه من أسرار المؤسسة بسبب عضويتهم.
- ينعقد المجلس بحضور ثلثي الأعضاء وتصدر قرارات المجلس بالأغلبية المطلقة لعدد الحاضرين فإذا تساوت يرجح الجانب الذي فيه الرئيس.
- يعتبر مستقيلاً كل عضو تخلف عن الحضور ثلاث جلسات متوالية أو ست جلسات متفرقة خلال السنة المالية للمؤسسة دون عذر مقبول من مجلس الإدارة.
- يشترط في عضو مجلس الإدارة ما يلي:
* أن يكون مساهماً في المؤسسة.
* ألا يقل عمره عن ثلاثين عاماً ولا يزيد على خمسة وستين عاماً على ان يكون قادراً على أداء الخدمة ولائقاً طبياً.
* ان يكون حاصلاً على مؤهل الثانوية العامة على الأقل.
* ان يكون ممارساً للخدمة لمدة خمس سنوات متتالية في ظل نظام المؤسسات ولوزارة الحج تخفيض هذه المدة لمن تراه.
* ان يكون ملماً بلغة الحجاج، أو أي لغة أجنبية أخرى.
* ان يكون من المقيمين بمنطقة مكة المكرمة.
* ان يكون حسن السيرة والسلوك ولم يصدر بحقه حكم شرعي في جريمة مخلة بالشرف أو الأمانة ولم يسبق وان صدر بحقه حكم من مجلس تأديب أفراد الطوائف بإيقافه عن ممارسة الخدمة خلال الخمس سنوات السابقة.
* ويمكن لابن المساهم التقدم للترشيح شريطة توفر الشروط السابقة، وان يكون وكيلاً للمساهم ولديه خبرة عشر سنوات في ظل نظام المؤسسات ولوزارة الحج تخفيض هذه المدة لمن تراه.
* ألاّ يتجاوز عدد المرشحين في كل قائمة ممن تربطهم صلة قرابة من الدرجة الأولى عن اثنين.
* ألاّ يتجاوز عدد أبناء المساهمين في كل قائمة عن ثلاثة.
ثانياً: طريقة انتخاب أعضاء مجلس الإدارة:
- تشكل بقرار من وزير الحج لجنة للإشراف على انتخابات أعضاء مجلس الإدارة قبل شهر على الأقل من انتهاء مدة كل مجلس.
- تختص اللجنة المنصوص عليها في المادة أعلاه بالإعداد لعملية الانتخاب والإشراف على تنفيذها ولها على الأخص:
- تحديد موعد فتح باب الترشيح لعضوية مجلس الإدارة واغلاقه والإعلان عن ذلك.
- فحص طلبات المرشحين لعضوية مجلس الإدارة والتأكد من توافر الشروط المقررة وتحديد عدد القوائم المقبولة من المرشحين، والإعلان عنها والنظر في الطعون المقدمة قبل بدء الانتخابات والفصل فيها بقرار نهائي.
- إعلان قائمة بأسماء المساهمين في المؤسسة.
- تحديد موعد الانتخابات ومدته ومكانه وفقاً لظروف المؤسسة والإعلان عن ذلك.
- الإشراف على اختيار مراقب لكل قائمة يمثلها في عملية الانتخاب.
كما أصدر وزير الحج قراراً بتعديل بعض المواد التنظيمية لواجبات ومسؤوليات مجلس المؤسسة الأهلية للأدلاء بالمدينة المنورة والوكلاء بجدة على النحو الآتي:
المادة الأولى
أولاً: الجمعية العمومية:
تتكون الجمعية العمومية من جميع المساهمين بالمؤسسة ولكل منهم حق التصويت في الجمعية العمومية بعدد أسهمه ويتساوى في ذلك الحق الذكور والإناث.
تنعقد الجمعية العمومية بدعوة من رئيس مجلس الإدارة ولوزارة الحج طلب انعقادها بناء على طلب 30% من المساهمين أو بناء على طلب المحاسب القانوني للمؤسسة او إذا دعت الحاجة لذلك.
توجه الدعوة لانعقاد الجمعية العمومية قبل خمسة وعشرين يوماً على الأقل بالإعلان عنها في إحدى الصحف المحلية موضحاً بالإعلان مكان وزمان انعقاد الجمعية، كما توجه المؤسسة في نفس التاريخ الدعوة إلى المساهمين في الميعاد المذكور بخطابات مسجلة على عناوينهم المقيدة في سجلات المؤسسة وتشمل الدعوة جدول الأعمال، وترسل صورة من الدعوة وجدول الأعمال إلى وزارة الحج في نفس توقيت ارسال الدعوة إلى المساهمين.
يحق لوزارة الحج ان توفد مندوبا أو أكثر لحضور الجمعية العمومية للمساهمين كمراقبين ويتولى أحدهم أمانة سر اجتماع الجمعية.
يكون لكل مساهم في المؤسسة الحق في حضور الجمعية العمومية وللمساهم ان يوكل عنه كتابة مساهماً اخر من غير اعضاء مجلس الإدارة بموجب وكالة شرعية، ويجوز للمساهم ان يمثل نفسه ومن يخوله بالوكالة.
يجوز للمساهمة ان توكل بموجب توكيل شرعي من تراه حتى ولو كان من غير أبناء الطائفة لحضور اجتماع الجمعية العمومية.
تنتخب الجمعية العمومية ثلثي أعضاء مجلس إدارة المؤسسة وفق  الآلية الموضحة في البند الأول من المادة الثانية، وتناقش الحسابات الختامية للعام المالي السابق وتقرها، وكذلك تصوت على أية موضوعات يطرحها مجلس الإدارة وتتطلب موافقة الجمعية العمومية.
تنعقد الجمعية العمومية مرة على الأقل كل سنة خلال الستة شهور التالية لانتهاء السنة المالية وبعد اعتمادها من قبل الوزارة، ويجوز دعوة الجمعية العمومية للانعقاد كلما دعت الحاجة إلى ذلك.
يصدر مجلس الإدارة عن كل سنة ميزانية مالية للمؤسسة وتقريراً مفصلاً عن نشاط المؤسسة ومركزها المالي ويوقع رئيس مجلس الإدارة على الوثائق المشار إليها وتودع نسخ منها في مقر المؤسسة تحت تصرف المساهمين للاطلاع عليها فقط خلال الفترة من تاريخ الإعلان عن موعد انعقاد الجمعية العمومية وحتى تاريخ انعقاد الجمعية، وعلى رئيس مجلس الإدارة ان يرسل صوراً من هذه الوثائق إلى وزارة الحج قبل تاريخ انعقاد الجمعية العمومية بخمسة وعشرين يوماً على الأقل.
يسجل المساهمون الراغبون في حضور الجمعية العمومية سواءً أصالة أو وكالة أسمائهم إلى الوقت المحدد لانعقاد الجمعية ويحرر عند انعقاد الجمعية كشفاً بأسماء المساهمين الحاضرين والممثلين وعدد الاسهم التي في حيازتهم اصالة ووكالة، ويحق لكل مساهم الاطلاع على هذا الكشف.
لا يكون انعقاد الجمعية العمومية صحيحاً إلا إذا حضره عدد من المساهمين في المؤسسة أصالة ووكالة يمثلون نسبة 51% من إجمالي اسهم المساهمين، فاذا لم يتوافر النصاب في الاجتماع الاول وجهت الدعوة إلى اجتماع ثان يعقد خلال الثلاثين يوماً الثانية للاجتماع السابق بالطريقة المنصوص عليها في الفقرة (3) اعلاه، ويعتبر الاجتماع الثاني صحيحاً ايا كان عدد الحاضرين من المساهمين واسهمهم، وتصدر قرارات الجمعية العمومية بالاغلبية المطلقة لعدد الاسهم الممثلة في الاجتماع اصالة ووكالة.
لا يجوز لأعضاء مجلس الإدارة الإشتراك في التصويت على قرارات الجمعية العمومية التي تتعلق بإبراء ذمتهم من المسؤولية عن إدارتهم.
لكل مساهم حق مناقشة الموضوعات المدرجة في جدول أعمال الجمعية وتوجيه الأسئلة بشأنها إلى أعضاء مجلس الإدارة أو المحاسب القانوني للمؤسسة، ويجيب مجلس  الإدارة أو المحاسب القانوني بالقدر الذي لا يعرض مصلحة المؤسسة للضرر، وإذا رأى المساهم ان الرد عن سؤاله غير مقنع احتكم إلى الوزارة وكان قراراها في هذا الشأن نافذاً.
يلتزم كل مساهم بالقرارات التي تصدر من الجمعية العمومية وفقاً لأحكام هذه اللائحة واللوائح الأخرى النافذة سواء أكان حاضراً أم غائباً وسواء أكان موافقاً على هذه القرارات أو مخالفاً لها.
يترأس اجتماع الجمعية العمومية رئيس مجلس إدارة المؤسسة أو أحد نائبيه في حالة غيابه، ويتولى رئيس المجلس أو من يفوضه افتتاح جلسة الاجتماع وتلاوة ملخص تقرير مجلس الإدارة، كما يتولى تنظيم إدارة النقاش وطرح الأسئلة ووضع الآلية المتبعة في التصويت السري والعلني، وله الحق في تفويض من يراه للقيام بتنظيم ذلك ويختار الرئيس في بداية الجلسة شخصاً أو أكثر من بين المساهمين أو من الحاضرين من غير  المساهمين لتولي مهمة أمانة سر الجمعية العمومية بالإضافة لممثل الوزارة.
يتم التصويت على الحسابات الختامية أو اية موضوعات اخرى يطرحها مجلس الإدارة للتصويت ويتم الإعلان عنها  في جدول الأعمال بعد انتهاء النقاش بطريق الاقتراع السري، حيث يدلي مساهمو المؤسسة الحاضرون في الجلسة بأصواتهم بالموافقة أو الرفض أو الامتناع من خلال نماذج التصويت التي توزعها المؤسسة عليهم عند تسجيلهم لاسمائهم وتوقيعهم  بالحضور، ولا تحتسب الأصوات التي لا يتم الإدلاء بها وفق الاستمارات التي توزع على المساهمين.
تقوم لجنة يشكلها رئيس الجمعية العمومية خلال انعقاد الجمعية لتجميع استمارات التصويت من المساهمين الحاضرين فور إكتمال عملية التصويت ولا يجوز لاي شخص آخر من غير أعضاء اللجنة القيام بتجميع اية استمارات من المساهمين.
يتم فرز وتسجيل الأصوات بواسطة اللجنة التي تم تشكيلها خلال انعقاد الجمعية بمشاركة مندوب الوزارة ويتم استبعاد الأصوات التي يتبين مخالفتها للتعليمات باعتبارها أصواتاً باطلة وبعد اكتمال عمليات الفرز ترفع النتيجة إلى رئيس الجلسة الذي يقوم بتلاوة نتيجة التصويت ومن ثم قرار الجمعية بذلك الصدد وتصدر قرارات الجمعية بالاغلبية المطلقة لعدد الاسهم بعد استبعاد الاستمارات الممتنع أصحابها عن التصويت.
يحرر في اجتماع الجمعية محضر يتضمن أسماء المساهمين الحاضرين أصالة ووكالة والقرارات التي اتخذت وعدد الاصوات التي وافقت عليها أو خالفتها وخلاصة وافية للمناقشات التي دارت في الاجتماع وتدون بصلة منتظمة عقب كل اجتماع في سجل خاص يوقعه رئيس الجمعية.
مع عدم الاخلال بحقوق الغير الحسن النية يقع باطلاً كل قرارات تصدر من الجمعية العمومية بالمخالفة لاحكام هذه اللائحة واللوائح الأخرى النافذة ولكل مساهم أعترض في محضر الاجتماع على القرار أو تغيب عن الحضور بسبب مقبول وخلال ستين يوماً من تاريخ صدور قرار الجمعية ان  يطلب من وزير الحج ابطال القرار، ولوزير الحج قبول الطلب أو  رفضه على أنه يترتب على القضاء ببطلان القرار اعتبار القرار كأن لم يكن بالنسبة لجميع المساهمين.
المادة الثانية  
تشكيل مجلس الإدارة:
يشكل مجلس الإدارة من اثني عشر عضواً ويعين وزير الحج أربعة أعضاء منهم وتختار الجمعية العمومية الباقين بطريقة الانتخاب بالتنافس بين قوائم تضم كل قائمة منهم ثمانية أعضاء يرغب افرادها في الدخول مجتمعين في مجلس الإدارة.
يختار مجلس الإدارة في أول اجتماع له الرئيس وللرئيس اختيار نائب له أو  أكثر من بين الأعضاء وفق ما هو موضح في البند الثالث من هذه المادة.
مدة عضوية مجلس الإدارة أربع سنوات، ويجوز إعادة انتخاب أو تعيين من انتهت مدة عضويتهم لمدة أو مدد أخرى.
إذا خلا محل عضو في المجلس بالوفاة أو بالاستقالة أو بفقد شرط من شروط العضوية تقوم وزارة الحج بتعيين آخر بدلاً عنه، وتكون العضوية في هذه الحالة لنهاية مدة السلف.
لا يجوز ان يكون لعضو مجلس الإدارة أية مصلحة مباشرة أو غير مباشرة في الأعمال والعقود التي تتم لحساب المؤسسة، ويستثنى من ذلك الأعمال التي تتم بطريق المنافسة النظامية إذا كان عضو مجلس الإدارة صاحب العرض الأفضل.
وعلى عضو مجلس الإدارة ان يبلغ المجلس بما يخصه من مصلحة شخصية في الأعمال والعقود التي تتم لحساب المؤسسة ويثبت هذا التبليغ في محضر الاجتماع ولا يجوز للعضو ذي المصلحة الاشتراك في التصويت على القرار الذي يصدر بهذا الشأن ويبلغ رئيس مجلس الإدارة الجمعية العمومية والمحاسب القانوني بمثل هذه العقود.
لا يجوز للأعضاء في مجلس الإدارة ان يذيعوا على المساهمين في غير اجتماعات الجمعية العمومية أو إلى الغير ما اطلعوا عليه من اسرار المؤسسة بسبب عضويتهم.
ينعقد المجلس بحضور ثلثي الأعضاء وتصدر قرارات المجلس بالاغلبية المطلقة لعدد الحاضرين فإذا تساوت يرجح الجانب الذي فيه الرئيس.
يعتبر مستقيلا كل عضو تخلف عن الحضور ثلاث جلسات متوالية أو ست جلسات متفرقة خلال السنة المالية للمؤسسة دون عذر مقبول من مجلس الإدارة.
يشترط في عضو مجلس الإدارة ما يلي:
* ان يكون مساهماً في المؤسسة.
* الا يقل عمره عن ثلاثين عاماً ولا يزيد عن خمسة وستين عاماً على ان يكون قادراً على اداء الخدمة ولائقاً طبياً.
* ان يكون حاصلاً على مؤهل الثانوية العامة على الأقل.
* ان يكون ممارساً للخدمة لمدة خمس سنوات متتالية في ظل نظام المؤسسات ولوزارة الحج تخفيض هذه المدة لمن تراه.
* ان يكون ملماً بلغة الحجاج، أو أي لغة أجنبية أخرى.
* ان يكون من المقيمين بالمدينة المنورة.
* ان يكون حسن السيرة والسلوك ولم يصدر بحقه حكم شرعي في جريمة مخلة بالشرف أو الامانة ولم يسبق وان صدر بحقه حكم من مجلس تأديب افراد الطوائف بايقافه عن ممارسة الخدمة خلال الخمس سنوات السابقة.
* ويمكن لابن المساهم التقدم للترشيح شريطة توفر الشروط السابقة، وان يكون وكيلاً للمساهم ولديه خبرة عشر سنوات في ظل نظام المؤسسات ولوزارة الحج تخفيض هذه المدة لمن تراه.
* الايتجاوز عدد المرشحين في كل قائمة ممن تربطهم صلة قرابة من الدرجة الأولى عن أثنين.
* الايتجاوز عدد أبناء المساهمين في كل قائمة عن ثلاثة.
طريقة انتخاب أعضاء  مجلس الإدارة:
تشكل بقرار من وزير الحج لجنة للإشراف على انتخابات أعضاء مجلس الإدارة قبل شهر على الأقل من انتهاء مدة كل مجلس.
تختص اللجنة المنصوص عليها في المادة أعلاه بالاعداد لعملية الانتخاب والإشراف على تنفيذها ولها على الأخص:
تحديد موعد فتح باب الترشيح لعضوية مجلس الإدارة وإغلاقه والإعلان عن ذلك.