بالبريد الالكتروني:ادارة الوثائق الالكترونية

يواكب النشاط في المنظمات أوراق ومستندات وعمليات ادارية كثيرة، ولا يسير العمل الا بها ومن خلال هذه الأوراق وتسمى هذه الأوراق بالوثائٍق وهي ضرورة لا غنى عنها وبدونها تفقد الادارة - اي ادارة - حيويتها وقدرتها على الانجاز والانتاج السليم.
ان مشكلة الادارة الأولى هي مشكلة عدم توفر البيانات والمعلومات اللازمة في الوقت المحدد، ولقد أصبحت حاجة المدير الاداري ماسة الى المعلومات حتى يتمكن من ممارسة عملية الادارة ويقوم بوظائفه على أكمل وجه، واهمها وظيفة اتخاذ القرارات التي تعتبر لب العملية الادارية واخطرها، وتعتبر المعلومات شرطاً ضرورياً لاتخاذ القرار الصائب.
والوثائق هي جمع وثيقة والوثيقة هي كل مادة تحتوي على بيانات ومعلومات نتيجة ممارسة الأفراد او الأجهزة أو المؤسسات لنشاطاتها المختلفة وتحفظ للرجوع اليها مستقبلا. والوثائق هي القلب النابض للادارة وهي مرآة وذاكرة اي أمة.
ويرجع بدايات ظهور مصطلح الوثائق الى تأسيس المكتب الدولي للمراجع والفهارس في بروكسل عام 1892م على يد المحاميين البلجيكيين (بول اوتيلية وهنري لافوتيين) وفي عام 1931م تحول المكتب الدولي للمراجع والفهارس الى المدرسة الوثائقية وتغير اسمها عام 1938م الى الاتحاد الدولي للتوثيق (FID) وفي المملكة العربية السعودية تم انشاء المركز الوطني للوثائق والمحفوظات عام 1409هـ، والوثائق تحفظ في ملفات ومن ثم في ادراج او صناديق او على الأرفف الا ان تزايد عدد الوثائق وبشكل يومي ادى الى استخدام التقنية لتسهيل عملية الحفظ والاسترجاع ولتوفير مبالغ مالية وتقليل عدد الموظفين.
ويعد ادخال التقنية الى مجال الوثائق والمحفوظات ومعالجتها آليا (Image Processing) نقلة نوعية، حيث تعتبر الوثائق (ادارة الوثائق الكترونيا) هي الخطوة الأولى في بناء الحكومة الالكترونية التي بدأت المملكة العربية السعودية تسعى الى تطبيقها في جميع مجالات الحياة.باجد بن رفاع العضياني
عضو الاتحاد العربي للمكتبات والمعلومات

bajed2@hotmail.com