إن أهم مايميز مشاريع تخطيط موارد الأعمال عن الأنظمة الآلية السابقة، أنها تعمل كنظام موحد متكامل (Integrated system)، وتتصل فيما بينها كوحدة متكاملة في جميع أقسام وإدارات المؤسسة أو المنشأة. أما الأنظمة الآلية السابقة فإنها لا تعمل كنظام موحد، فلكل إدارة نظامها المستقل عن الإدارة المجاورة لها، ويبدأ وينتهي عمل النظام في نفس الإدارة، فلا يستطيع الاتصال والتواصل والتكامل مع باقي أقسام وإدارات المؤسسة.

ولكن تكمن صعوبة تنفيذ هذه المشاريع، أنها تحتاج إلى مزيج من الخبرات التقنية والإدارية، ومن الخطأ أن ينظر لها من منظور تقني بحت، أو منظور إداري بحت. ويجب دمج هذه الخبرات فيما بينها للخروج بمنتج إداري تقني يخدم أهداف العمل، ويساهم في سرعة إنجاز المعاملات في المؤسسة أو المنشأة. وهنا تكمن أهمية وجود الموظف الذي يعرف إجراءات العمل الدقيقة داخل القسم أو الإدارة التي يعمل بها ويتمتع بالحس التقني ليكون عنصراً مهماً في إعادة هندسة العمليات الإدارية (BPR)، وفي كتابة الوثيقة التي تتضمن خطوات وإجراءات العمل الدقيقة وتحويلها من الإجراء اليدوي إلى الإجراء الآلي.

بعد تشغيل هذه الأنظمة تدخل الجهات المطبقة في تحد جديد مع مرحلة التطبيق، وكما هو معروف فإن النظام الذي لا يُستخدم لا قيمة له. ولذا فإن الجهات المطبقة للنظام يجب عليها اتخاذ بعض الخطوات العملية كتحفيز الموظفين بالمكافآت والترقيات وغيره.

وكما أنه لا غنى لأي مؤسسة أو منشأة حكومية أو خاصة عن تطبيق تخطيط موارد الأعمال نظراً لفوائدها الكثيرة وايجابياتها العديدة، فإنه لا غنى أيضاً لأي موظف كبير أو صغير عن استخدام تطبيقات الحاسب والأنظمة الآلية في إنجاز العمل. ولذا فإنه من الأهمية بمكان أن يسعى كل موظف بدافع ذاتي منه لتعلم استخدام التقنية، لأنها أصبحت المحك الذي يُعرف من خلاله أداء الموظف وإنتاجيته، أما الموظف الذي يتقاعس عن ذلك، فإن التقنية ستوجه له أصابع الاتهام بالإهمال وعدم الإنجاز من خلال المعاملات المتراكمة أمامه على شاشة الجهاز وإطلاع رئيسه أو مديره عليها وبالتالي محاسبته، فلا خيار له إلا بركب الموجة واللحاق بالركب قبل فوات الآوان.

*عضو مجلس الشورى