بدأت جامعة الملك سعود العمل مؤخراً في تنفيذ مشروع المنظومة الأكاديمية e.register، بعد توقيع العقد مع الشركة الفنية لتوطين التقنية مباشرة تحت إشراف اللجنة الاستشارية لتنفيذ المشروع، حيث تم اجتياز فترة التطبيق التجريبي التي نفذت في كلية المجتمع بالرياض، للتأكد من تحقيق البرنامج للأهداف المرجوة على بيانات الكلية كمثال لبقية كليات الجامعة. وبدأ التطبيق الفعلي للمنظومة الأكاديمية في الكلية نفسها وأوشك الانتهاء منها لتنطلق بعد ذلك للمراحل التالية. وأؤكد أن هناك مراحل محددة للتنفيذ، حتى يتم الاستفادة بإذن الله من الإمكانات الهائلة التي تقدمها المنظومة الأكاديمية للطلاب وأعضاء هيئة التدريس في الجامعة وجميع فروعها في داخل الرياض وخارجها.

صرح بذلك عميد القبول والتسجيل ورئيس اللجنة الاستشارية لمشروع المنظومة الدكتور عبدالله بن سلمان السلمان، وأضاف: وضعت إدارة المشروع بالجامعة مع الشركة الفنية لتوطين التقنية، خطة شاملة لتدريب وتأهيل الفئة المستهدفة على استخدام المنظومة، والتأكد من استيعابهم لها، و بلغ عدد المتدربين والمتدربات على استخدام المنظومة ما يزيد على 100متدرب ومتدربة، منهم 60متدربا و 40متدربة. وقد تم التدريب في قاعات مخصصة للتدريب بمختلف وحدات الجامعة مزودة بجميع الأجهزة اللازمة لإتمام عملية التدريب بالشكل الصحيح. ويقوم علي التدريب خبراء ومتخصصين في المنظومة الأكاديمية، و أظهرت الدراسات الميدانية التي أجريت على المستخدمين الذين تلقوا الدورات التدريبية استيعابهم للبرنامج وإتقانهم العمل عليه.

من ناحية أخرى أكد الدكتور محمد بن صالح النمي مستشار عمادة شؤون القبول والتسجيل ومدير مشروع النظام الأكاديمي أن تفاعل المستخدمين الذين تلقوا الدورات التدريبية مع البرنامج ممتازة، وقد بدأوا فعلا العمل التطبيقي وانجاز المهام المطلوبة منهم، ومن خلال إحصائية ميدانية أكد 65% من الذين التحقوا بالدورات التدريبية، أنهم قادرون على التطبيق العملي للمنظومة المتكاملة بدرجة (ممتاز) و 35% أنهم يستطيعون التطبيق العملي للمنظومة بدرجة (جيد جدا)، و 63% من المتدربين والمتدربات أن المهام التي تم التدريب عليها واضحة بدرجة (ممتاز) وقال 30% أن المهام التي تدربوا عليها واضحة بدرجة (جيد جدا) وهذا يظهر الاستيعاب الجيد من المتدربين والمتدربات. وقد كان الهدف من التدريب في المرحلة الماضية تعريف شريحة كبيرة من مستخدمي النظام في وحدات الجامعة المختلفة مثل عمادة شؤون القبول والتسجيل والكليات وعمادة شؤون الطلاب وكلية الدراسات التطبيقية وخدمة المجتمع بالإضافة إلى الاستفادة من الملاحظات التي ترد من المتدربين وتهدف إلى تحسين أداء المنظومة بشكل عام.

وأضاف مدير المشروع الدكتور النمي قائلاً: التجربة كانت جيدة جدا، وأكدت على رؤية الجامعة الإستراتيجية في تنفيذ هذا المشروع، واستخدام المنظومة المتكاملة لتقديم خدمة تعليمية متميزة، وحل المشكلات التعليمية والادارية باستخدام التقنية الحديثة. و تم اختيار كلية المجتمع بالرياض لعوامل كثيرة تختص بها بالمقارنة ببقية كليات الجامعة مثل استقلال المقررات الدراسية في الكلية عن بقية كليات الجامعة و تعدد التخصصات والدرجات العلمية التي تدرسها الكلية، ووفرت المنظومة جميع المعلومات التي يحتاجها الطالب وأعضاء هيئة التدريس، ويساهم بشكل كبير في حل المشاكل الأكاديمية مثل تسجيل المقررات والحذف والإضافة والاطلاع على النتائج وغيرها. وتوفر المنظومة للطالب ما يحتاج إليه من خدمات تعليمية وإدارية عبر البوابة الالكترونية التي تم تدشينها في بداية هذا الفصل لطلاب كلية المجتمع بالرياض. وتوفر البوابة للطالب إمكانية القيام بعمليات التسجيل أو تعديل الخيارات التعليمية دون الحاجة للذهاب إلى الجامعة أو الوقوف عند أبواب مسجلي الكلية. وبدون شك فقد كان للتجربة أثر إيجابي على الطلاب وأعضاء هيئة التدريس بالإضافة إلى إدارة الكلية بعد أن تم الانتقال الكامل من النظام الحالي إلى المنظومة الأكاديمية الجديدة.

وأشار الدكتور النمي أن مشروع بهذا الحجم يحتاج إلى خطة زمنية وخطة تنفيذية لتتم عملية نقل بيانات أكثر من 70ألف طالب وطالبة منتظمين وأضعاف هذا العدد من الطلاب والطالبات المتخرجين. بالإضافة إلى التأكد من تلبية المنظومة لجميع متطلبات الجامعة بمختلف وحداتها، و وضعت إدارة المشروع مع الشركة المنفذة خطة تنفيذية للانتقال من النظام الحالي إلى المنظومة الأكاديمية e.register بصورة سلسة وبأقل جهد وأسرع وقت ممكن مع الالتزام بالدقة في تشغيل المنظومة ونقل البيانات. واشتملت الخطة بشكل عام على تركيب الأجهزة والخوادم لقاعدة البيانات وخوادم التطبيق ثم تم عمل التعديلات اللازمة لتشغيل المنظومة في كلية المجتمع بالرياض وتم نقل بيانات جميع طلاب الكلية وتشغيل المنظومة في منتصف الفصل الماضي مع الاستمرار في تشغيل النظام الحالي كنظام احتياطي. وفي بداية هذا الفصل تم الاعتماد بعد الله على النظام الجديد لتشغيل كلية المجتمع بالرياض بالكامل وفتحت البوابة الالكترونية للطلاب للقيام بعمليات الحذف والإضافة والاستعلام وطباعة الجداول والسجلات الأكاديمية غير الرسمية. وتهدف الخطة إلى الانتهاء من نقل بيانات جميع طلاب الجامعة بما في ذلك الطالبات والطلاب في فروع الجامعة داخل وخارج مدينة الرياض بحيث يتم الانتقال من النظام الحالي إلى النظام الجديد بشكل نهائي بمشيئة الله في بداية الفصل الأول من العام الجامعي 1430/1429ه، وسيتبع هذه العملية عمليات تطويرية لتقديم خدمات الكترونية أخرى عن طريق المنظومة الأكاديمية للاستفادة من الإمكانات الضخمة في المنظومة بالشكل الأمثل.