يجيب عليها المستشار
والخبير الإداري
عبدالله عبداللطيف العقيل
* ما هو الاجتماع المثالي؟
@ تكثر الاجتماعات في بيئات العمل ومع كثرتها إلا أن غالبها دون فائدة بل هي مضيعة للوقت.. ما هي الظروف التي بموجبها يستوجب عقد الاجتماعات؟ وما هي الآلية التي ينبغي أن يدار بها الاجتماع؟
- هناك أشبه ما يكون بالعقدة لدى أكثر الناس من كلمة "المدير في اجتماع" والسبب هو الخلط بين قيام المدير بتسيير أعمال المنظمة أو الإدارة وبين الاجتماع بمعناه الحقيقي. فعندما يلتقي المدير مع مرؤوسيه من مديرين وموظفين بشكل يومي أو كل يومين وذلك لنقاش ومتابعة تسيير الأعمال مع كل واحد على حدة كل فيما يخصه فهو ليس في اجتماعات بل هو يقوم بأداء وظيفته ومهامه الأساسية في تسيير أعمال المنظمة أو الإدارة، ولكن عندما يقوم بعقد لقاء معد مسبقاً مع أكثر من مدير أو موظف بغرض نقاش موضوع أو مواضيع محددة للخروج بقرارات وتوصيات محددة فهو هنا فقط في اجتماع حقيقي، وبهذا ندرك أن الاجتماعات الحقيقية قليلة جداً مقارنةً بلقاءات تسيير الأعمال. ولذلك أوصي كل مدير بأن يبلغ ويدرب مدير مكتبه وسكرتيره بأن لا يقول "المدير في اجتماع" بل يقول "مشغول في أداء عمله!" ما عدا الاجتماع الحقيقي.
ولكي تكون الاجتماعات مثمرة ومفيدة ومساهمة في تحقيق أهداف المنظمة وتطورها فإننا نضع الضوابط والمعايير التالية لها:
أولاً: يتم تنظيم وتفعيل الاجتماعات واللقاءات والحوارات واللجان وفرق العمل الناجحة من خلال الالتزام بالمسائل التالية (مرتبة تتابعياً):
1) تحديد هدفها 2) تحديد مهامها وواجباتها 3) تحديد آليات عملها، وفترات الانعقاد، ومدة الانعقاد في كل مرة
4) تحديد الأعضاء المناسبين والرئيس المناسب! 5) الالتزام برسالة وقيم ورؤية وأهداف المنظمة! 6) إصدار قرار أو تعميم بما سبق لجميع الأعضاء والمعنيين 7) وضع جدول أعمال معد بعناية ومشاورة قبل كل اجتماع 8) تحديد وترتيب الموقع المناسب ووضع الخدمات بحسب نوع ومدة وحجم الاجتماع 9) إبلاغ الأعضاء رسمياً بالوقت وجدول الأعمال والمكان 10) شرح المسائل السابقة في أول اجتماع، ثم سؤال الحضور: إذا كان لدى أي منهم أية ملاحظة أو إضافة أو تعديل 11) تثبيت الوقت والتاريخ المناسبين للأغلبية بالنسبة للاجتماع المنتظم في أول اجتماع، وتحديده قبل الاجتماع بالنسبة للطارئ؟ وعدم الإلغاء أو التعديل فيه 12) التذكير بالهدف وبالمهام ثم الطرح المتدرج والمرتب والمركز لبنود جدول الأعمال 13) جعل مراجعة محضر وإنجازات الاجتماع السابق والقرارات السابقة بندا ثابتا في كل اجتماع 14) مراجعة إنجازات وعقبات الاجتماع السابق 15) وضع مقرر أو/ سكرتير للاجتماع لأخذ الملاحظات وتدوين القرارات وإعداد المحاضر 16) الإدارة المهنية الراقية للاجتماع والالتزام بوقت الاجتماع 17)عدم السماح بالخروج عن هدف الاجتماع ومهامه وواجباته 18) عدم طرح مشكلات ومواضيع خاصة أو بسيطة أو معتادة! 19) صياغة محضر الاجتماع بأخذ الملاحظات وتدوين القرارات فقط! 20) الخروج بقرارات عملية محددة ومحدد من يقومون بها والوقت اللازم لها، وآليات ضمان تنفيذها 21) متابعة قرارات وتوصيات الاجتماع (من قِبل الرئيس والمقرر / أو السكرتير) 22) التباعد النسبي بين كل اجتماع وآخر
ثانياً: الفنون والأخلاق والآداب اللازمة لإدارة دفة الاجتماع والحوار بنجاح:
افتتاح الاجتماع باسم الله وحمده والصلاة والسلام على رسوله محمد صلى الله عليه وسلم، ثم الترحيب بالحضور
التذكير المستمر بهدف الاجتماع ومهامه وواجباته الأساسية (دقيقة واحدة)
الطرح الدقيق الواضح المتدرج لبنود جدول الأعمال وأول بند هو مراجعة محضر الاجتماع السابق
النقاش بالحجة والحكمة مع الحلم وسعة الصدر
حث الجميع على المشاركة
إعطاء الفرصة الحقيقية للجميع في النقاش والمداخلة
الاحترام المتبادل وتجنب الألفاظ والعبارات القاسية أو المحرجة أو غير المناسبة
إغلاق أو وضع الهاتف النقال على الصامت وعدم الرد على أية اتصالات، وتأكيد ذلك على الجميع
عدم السماح بالمقاطعات من الأعضاء أو من خارجهم
حسن الاستماع والإنصات
عدم السماح لأي عضو بالإساءة أو التطاول على آخر تحت أي مبرر
تجنب سوء الظن المسبق
نسب الاقتراحات التي يتم إقرارها لأصحابها وكتابتها ضمن المحضر
ليس ضرورياً الاتفاق الكامل مادام أن رئيس الاجتماع يعمل بما سبق من تنظيمات وأخلاق
الموضوعية والأمانة لرئيس الاجتماع وفق هدف ورسالة وقيم ورؤية المنظمة مع الشجاعة والحزم
التأكيد على النقاط والمسائل التي كانت محل الاتفاق وتعزيزها
احترام القرار النهائي والالتزام به من قبل جميع الأعضاء وحتى الذين اختلفوا معه في وجهة نظرهم مادام أنه أُنصت لهم بكل صدق وأُشركوا بمسؤولية.
طريقة تقديم العروض الشفهية..
@ أعمل في أحد القطاعات الخاصة كمدير للمشاريع ويتطلب عملي غالبا المفاوضات حول المشاريع.. وقد وقعت في عدد من الأخطاء في عملي بسبب العروض الشفهية التي أقطعها على نفسي أمام الطرف الآخر أو العكس.. وقد نبهني العمل غير مرة على عدم التفاوض شفهيا.. وبحسب علمي هذا الأمر مستحيل فالمفاوضات لابد لها من حديث على غير الورق.. ما أهمية العروض الشفهية؟ وكيف استطيع استخدامها الاستخدام الأمثل؟
- نؤكد أن العروض الشفهية يجب أن تكون بتنسيق مسبق مع الإدارة أو صاحب الصلاحية في الشركة مع ملاحظة أن هناك مخاطر بسبب إمكانية نشر العميل أو الجهة للعرض للمنافسين الآخرين وإفساد النتيجة النهائية للمفاوضات قبل اكتمالها، كما أن هناك عدم تأكد دائم من كيفية استخدام متلقي العرض الشفهي له وكيفية استخدامه والتعامل معه. ومع ذلك أؤكد أن الجزء الأصعب في المفاوضات يتم بالفعل بالنقاش الشفهي المباشر والصريح مع الجهة أو العميل لأنه يكون بعيداً عن الرسميات والتكلفات وفيه تناقش العقبات والتحديات وهموم وتوقعات كل طرف، ولكن يتم مع مراعاة ما سبق.
لأسئلتكم واستفساراتكم
فاكس
4871070بريد الكتروني: ham13991979@yahoo.com