يأتي تأجيل وإلغاء العديد من المؤتمرات والفعاليات سواء السياسية أو الاقتصادية والثقافية والرياضية، لتتماشى مع التدابير الوقائية التي اتخذتها حكومة المملكة لمنع انتشار الفيروس المستجد، والحفاظ على أمن وصحة وسلامة المواطنين والمقيمين والزوار مهما بلغت أهمية الفعالية فلا شيء سيكون أهم من سلامة الوطن والمواطن والمقيم على أرض المملكة حفظها الله.

وقد برز دور العديد من الشركات المتخصصة بإدارة الفعاليات في هذه الأزمة وطريقة إدارتها لها حسب نوع الفعالية، فهناك بعض المؤتمرات تجد أنه من الصعب تأجيل ما تم الاتفاق عليه من أجنده فيتم عقدها عن طريق شبكة الإنترنت مثل ما فعل صندوق النقد والبنك الدوليين لمؤتمرهما السنوي الذي كان مقرراً إقامته في الولايات المتحدة في منتصف أبريل 2020 على أن يتم عقد المؤتمرين افتراضياً عبر شبكة الإنترنت كالبث مباشر. وغيرها من المؤتمرات المهمة الدولية والعالمية. وهناك مؤتمرات تلغي ذلك تماماً إلى إشعار آخر توافقاً مع الإجراءات الاحترازية للأمن والسلامة الدولية.

وحيث تداركت العديد من شركات الفعاليات والجهات وقامت بإدارة الأزمة عن طريق التسويق لنفسها بإقامة الفعاليات سواء من دورات تدريبية أو محاضرات أو ملتقيات أو حفلات غنائية عن طريق المنصات الإلكترونية، فإن من أهم الأمور التي ترتكز عليها خطط إقامة الفعاليات هي اختيار الوقت المناسب للحدث ومدى مواءمته للأحداث الداخلية والمحلية في المنطقة، وإيصال الرسالة التي تعبر عن مدى الاهتمام بالزائر مهما كانت الظروف ودراسة ذلك قبل عمل أي خطة وأخذ بعين الاعتبار جميع التوقعات والاحتياطات الاحترازية لأي حدث طارئ.

وكل تلك الأحداث ساهمت في دفع العديد من الشركات أن تستفيد في التعامل مع الكوارث المستقبلية هو آلية التحكم في الأحداث المفاجئة ومواجهتها والتقليل من آثارها السلبية وذلك عبر التخطيط والاستعداد المسبق والتنبؤ لما قد يقع؛ كل ذلك قد يستوجب تدخل الدولة والمجتمع بأكمله للعمل على الحد من تفاقم ذلك أو التقليل من الأضرار، بالمواءمة مع جميع الجهات الخاصة منها والحكومية وقد تكون مع دول أخرى حيث تشمل عمل قوائم بيانات ومعلومات لتعزيز نظام الإنذار المبكر بشتى الطرق الحديثة والمواكبة لضمان إيصال الرسالة لأكبر شريحة ممكنة من الناس، وإنشاء مركز إدارة الأزمات والكوارث وتحديثه بالبيانات والتنسيق المستمر مع الجهات المانحة لتقديم الاستشارات والتدريب وتطوير الموارد البشرية الوطنية في مجال العمل الإنساني لضمان تحقيق أقصى تأثير للمساعدات الإنسانية وتقديم الدعم لجميع القطاعات الحكومية والخاصة، بالإضافة إلى تحديث الأمور التقنية لتيسير العمل عن بعد أو مزامنتها مع بعض القطاعات ذات العلاقة والعمل على إعادة الهيكلة الإدارية بأن يكون في كل قطاع جانب إسعافي طبي ووقائي وتوعية الموظفين لأي حدث طارئ.

كما أن نجاح أي خطة استراتيجية يتطلب المراقبة والمتابعة المرحلية لكل خطوة ورسم خطط ثانوية للحد من هذه الأزمات وتوضيح الرسائل الإعلامية وطريقة صياغتها وربطها بالهدف الرئيسي من إدارة الأزمات الاستباقية وطريقة بث الرسائل على مراحل تناسب التدرج في التنفيذ.

ومن هنا يمكننا التساؤل: هل سيتم مستقبلاً الاعتماد على الفعاليات الافتراضية؟

من وجهة نظري أنه بإمكان الشركات المنفذة للفعاليات الاستفادة من الكوادر التي تعمل لديها لتنفيذ التدريب والترفيه والعمل على مواد وحقائب تفيد المهتمين في مجال إدارة الفعاليات من خلال الإبداع والابتكار وخلق خطط وفرص لتغطي أي خسائر ناتجة عن الأزمة، فمن الجيد أن يتم تقديم بعض الفعاليات عبر المواقع الافتراضية مثل ورش العمل أو الدورات التدريبية أو استضافة بعض الضيوف من كافة دول العالم لإقامة المؤتمرات الثقافية أو الحفلات الغنائية حيث سيعكس ذلك تنوعاً في الإقبال والمشاركة وسيحقق انتشاراً أكبر بمشاركة منهم خارج المنطقة من المهتمين بالفعاليات بأنواعها دون تكبد عناء السفر أو أي مصروفات مالية أو حتى استهلاك وقت لمتحدثين، كما أنها ستضيف ميزة مراعاة رغبات الجمهور وظروفهم المادية.