كثيراً ما نسمع في أيامنا هذه عبارة ( المدير في اجتماع ) أثناء مراجعتنا لإدارة حكومية ما لإنجاز معاملة، حيث أصبحت الاجتماعات جزءاً لا يتجزأ من أعمال التطوير والإنجاز في وقت كثرت فيه المستجدات في كل نواحي الحياة التقنية والإدارية وغيرها مما يتوجب اللحاق بالركب والاندماج بالعالم الخارجي وتطوراته المستمرة.. هذه الاجتماعات التي تجرى اليوم في مؤسسات ودوائر الدولة باتت ضرورة فرضتها المرحلة التي نعيش فيها، بعكس أيام زمان التي كانت اجتماعاتها محدودة وقليلة بمقياس وقتنا الحاضر، كما أن هناك فرقاً وبوناً شاسعاً بين اجتماعات اليوم واجتماعات زمان من حيث الإمكانات ومجريات الاجتماع ففي السابق لم يكن هناك قاعات مخصصة للاجتماعات ولم تكن هناك وسائل تواصل تقنية سريعة قد تسبق الاجتماع بساعات من أجل دعوة سريعة إلى اجتماع عاجل وبشكل مفاجئ لمناقشة قضية أو أي مستجد، كما أن التنسيق والتحضير للاجتماع تحفها البساطة فليس هناك من جدول أعمال يطرح بل تتم مناقشة موضوع الاجتماع في الحال بعفوية، إضافة إلى أن الاجتماع يدار بالمناقشة الجماعية وليس هناك مقرر يعطي الفرصة لمن يريد التحدث، أما في عصرنا الحاضر فقد تبدلت الأحوال وصارت الاجتماعات أكثر تنظيماً ودقة وبات الاجتماع يعقد في موعد محدد ومسبق الإعداد سواء من حيث تهيئة قاعة خاصة بالحضور أو الموضوعات التي تطرح، وصار هناك جدول أعمال للاجتماع ومقرر يدير الاجتماع ويناقش الموضوعات المطروحة، ويعمل محضراً للاجتماع في الحال.

تبادل الرأي

عرفت الاجتماعات على أنها (عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضع معين) كما عرفت أنه جمع أو التئام أو حشد من الأفراد للبحث أو اتخاذ قرار بشأن أمر أو أمور معينه ويلجأ إليها عند الرغبة في أفضل الحلول للمشكلات، وتقوم على مفهوم العمل الجماعي المتعاضد الذي مؤداه أن الجماعة أكثر ثراءً وعطاءً من الأفراد المكونة له والإنسان بطبعه يميل إلى الاجتماع بالآخرين لتحقيق إنسانيته وآدميته، فعندما يراد إنجاز عمل معين وتستلزم فيه مشاركة الكثيرين فإنه لابد من اجتماع تنسيقي بينهم، ويختصر الاجتماع الوقت والجهد ويحقق سرعة الإنجاز، فلو أنه مثلاً طرحت قضية معينة من أجل إيجاد أفضل طرق لحلها وتسهيلها فان الأطراف المعنية بها يجب أن يدلوا برأيهم في ذلك ولو تمت المخاطبة وانتظار الرد في ذلك لطالت المدة وكثرت المكاتبات والمراجعات في ذلك إضافة إلى تفنيد الردود وتجميع الآراء وتقريب وجهات النظر، ومن أجل ذلك كانت الاجتماعات التي يحضرها جميع المعنيين مغنية عن ذلك كله لوجود كافة الأطراف المعنية التي تقوم في الحال بطرح كل الآراء والعقبات ومن ثم تضع كافة الحلول ويخرج المجتمعون بالاتفاق على حل يرضي كافة الأطراف.

عفوية وبساطة

لو عدنا إلى الوراء قليلاً واستعرضنا اجتماعات زمان لوجدناها تحفها العفوية والبساطة حيث كانت الاجتماعات تتم بشكل عفوي بحت إذ لا يتم التحضير لها بل تعقد فور الحاجة لها ويتم دعوة الموظفين المعنيين في الوقت نفسه ومن ثم يعقد الاجتماع في مكتب مدير الدارة حيث يجلس المجتمعون حول مكتبه إذ لم يكن هناك في مباني الإدارات الحكومية في ذلك الوقت قاعة للاجتماعات أو طاولة تجمعهم، وقد يتعرض الاجتماع إلى المقاطعة كثيراً وقد يكون الاجتماع على أشده فتأتي مكالمة إلى المدير الذي يضطر إلى المقاطعة فيجيب على المكالمة، وقد يستغرق عدة دقائق مما يجعل الاجتماع يفتر ويتم تذكر النقطة التي وقف فيها المجتمعون، وقد يكون من المقاطعات دخول مراجع أو مدير المكتب إلى المدير مما يجبر الحضور على الصمت المطلق إلى حين خروج المراجع راضياً أو خروج مدير المكتب بعد أن يحصل على توقيع مدير الإدارة بالموافقة أو الشرح على المعاملة وتوجيهها في الحال، ومن مظاهر البساطة في الاجتماعات سابقاً توقف المجتمعون إلى حين إحضار أحد الموظفين المجتمعين لائحة تنظيمية للاسترشاد بها في الخروج بقرارات من الاجتماع، أو تعميم وغيره مما يعتد به في صنع القرار، وبعد نهاية الاجتماع توضع مسودة للاجتماع وأهم التوصيات والقرارات الصادرة ويتم كتابتها بخط واضح أو طباعتها على الآلة الكاتبة بعد ظهورها ومن ثم ينتظر الجميع حتى يتم الانتهاء منها حتى يتم التوقيع عليها من قبل الحضور جميعاً، ومن سمات الاجتماعات القديمة بأنه لا يتم تحديد معين بحث أنها قد تمتد إلى ساعات من الحوار غير المنظم، إذ لم يكن هناك مقرر أو متحدث رسمي يعطي للجميع الفرصة في الإدلاء بآرائهم ومناقشتها، إذ تتم المداخلات والمقاطعة باستمرار وتأخذ بعض النقاط وقتاً طويلاً من النقاش رغم أنها لا تستلزم ذلك، وقد تطول مدة الاجتماع وتفصل بينها صلاة الظهر ومن ثم يعود المجتمعون إلى إكمال الاجتماع، وفي بعض الأحيان يتم الاتفاق إلى إكمال الاجتماع في يوم غد إذا كانت المناقشة لم تغطِّ كافة جوانب القضية المراد مناقشتها.

تكوين لجان

عرفت الاجتماعات بأهميتها منذ القدم، لذلك كانت حاضرة وبقوة في مواجهة أي صعوبات قد تعيق مسار العمل أو في التثقيف والتدريب وفن التعامل مع المستجدات، وتكمن أهمية الاجتماعات في أي مؤسسة بتقديم المساعدة على تبادل الخبرات بين العاملين فمن خلالها يتم تقديم أحدث وأصح المعلومات من أوثق المصادر للمسؤولين بصورة خاصة وللعاملين عموماً، كما تعطى الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل المسؤولية في ذلك، إضافة إلى أن الاجتماعات تكرس روح الفريق في العمل الذي لا غنى عنه في الأعمال الكبيرة، ومن أجل ذلك صارت الاجتماعات ضرورة لا يمكن الاستغناء عنها في أي جهة كانت ففيها ضمان لنجاح العمل وإتقانه، فعلى سبيل المثال فإنه إذا تقرر قيام وفد ما بزيارة إلى أي مؤسسة أو دائرة فإنه لابد من عقد اجتماع أولي لمناقشة مدى استعداد هذه الجهة لاستقباله وذلك بحصر الإمكانات المتاحة، وإسناد المهام إلى المجتمعين بحيث تنبثق من الاجتماع تكوين لجان عاملة تتولى عملية استقبال الوفد كلجنة إعلامية ولجنة ضيافة ولجنة استقبال ولجنة تهيئة وغيرها مما يضمن نجاح تلك الزيارة ويتم تحديد مسؤول لكل لجنة يقوم باختيار الأعضاء المناسبين لكل لجنة ليجتمع بهم ويحدد المهام والمسؤوليات لكل فرد، ويقاس على ذلك إقامة المهرجانات أو الاحتفالات وغيرها.

التحضير للاجتماع

شمل التطور كل نواحي الحياة التي نعيشها سواء في الأمور التقنية أو العملية وحتى شؤوننا الحياتية ومن ضمنها الأعمال الإدارية التي تتطلب الاستفادة من كل ما هو حديث، ومن ذلك الاجتماعات التي طالها التطوير كذلك، فمن نواحي التطوير للاجتماعات التحضير المسبق لكل اجتماع وذلك بتهيئة صالة اجتماعات مغلقة تتسع لأكبر قدر ممكن تسمح بحضور كل من تستدعي الحاجة تواجده من أجل إنجاح الاجتماع، وتتوسط تلك الصالة طاولة تتسع لجميع الحضور ويكون حضورهم حولها يسمح للجميع برؤية بعضهم البعض وإمكانية سماع صوته بسهولة، إضافة إلى تحديد وقت الاجتماع بوقت كاف وتبليغ الجميع بموعده للاستعداد لذلك والحضور في الوقت المحدد وذلك بفضل تقنية الاتصالات الحديثة مثل البريد الإلكتروني أو أجهزة التواصل الاجتماعي، ومن ضمن نواحي التطوير وضع جدول أعمال للاجتماع ويكون فيه موضوع رئيسي له والعديد من الموضوعات الجانبية القابلة للمناقشة، وقد يوزع مسبقاً قبل الحضور كي يستطيع كل من له علاقة بالاجتماع الإعداد لكل ما يطرح من موضوعات، أما عند بداية الاجتماع فإنه يتم توزيع ملفات وأوراق لكل شخص ليطلع عليها ويسجل ملاحظاته أو ما يسند إليه من أعمال، ويتم خلال الاجتماع احترام الوقت والتحلي بالأدب وذلك من خلال الاستماع الجيد وعدم مقاطعة المتحدث إلا بإذن، وكذلك عدم خروج أحد الحضور إلا بإذن من مدير جلسة الاجتماع، ويكون هناك مقرر للاجتماع يطرح خلال الجلسة الأمور المعدة للمناقشة وبتسلسل، ويعطي كل شخص فرصة لإبداء الرأي دون مقاطعة أو تشويش كما يعرض عدداً من القرارات التي تحتاج إلى تصويت إلى الحضور ليصوتوا عليها ليتم الاتفاق على رأي الأغلبية، إضافة إلى الالتزام بوقت الاجتماع المقرر ليتم إنهائه في وقته، وبعد ذلك يوقع الجميع على القرارات الصادرة التي يتم تسجيلها على الفور وخلال جلسة الاجتماع، ولأهمية الاجتماعات في تطوير العمل وأداء العاملين أو في حل المشكلات التي تعيق سير العمل أو في الاستعداد لأي فعالية فإن المثيرين من المهتمين والباحثين قد أصدر الكثير من الأبحاث بل والكتب في هذا المجال وأصدروا الكثير من التوصيات من أجل إنجاح هذه الاجتماعات التي باتت ضرورة في عصرنا الحاضر ومن أهم تلك التوصيات: استبعاد الاجتماع عندما لا يكون له حاجة، إذ أنه يصبح حينئذ مضيعة للوقت وإهداراً للجهود والإمكانات إضافة إلى ضرورة تحديد هدف الاجتماع بوضوح قبل الدعوة إليه، كما أنه لابد من تحديد زمان ومكان الاجتماع بوضوح لا لبس فيه، وينبغي مراعاة أن يكون ذلك مناسباً لأغلبية المشاركين في الاجتماع، ويجب كذلك إعداد جدول أعمال قبل الاجتماع بوقت كاف ويكون إعداده من قبل لجنة تحضيرية خاصة بذلك أو يكون من قبل الجهة المسؤولة عن الاجتماع والداعية له، ومن لوازم نجاح الاجتماع الضرورية إبلاغ المشاركين بهدف الاجتماع وجدول أعماله وزمانه ومكانه وما قد يطلب من بعضهم بصورة خاصة، ويكون ذلك قبل الاجتماع بوقت كافٍ يمكنهم خلاله الاستعداد للاجتماع ويقدر وقت كل اجتماع بما يناسبه، كما يجب أن تقوم الجهة التي تعد للاجتماع بتجهيز ما يحتاج إليه من أوراق وأقلام وغذاء وماء وأجهزة عرض وملفات معلومات ووسائل نقل وأماكن نوم إن طال الاجتماع وأمثال ذلك، وأخيراً ينبغي لكل مشارك في الاجتماع أن يعد نفسه بدنياً ونفسياً وفكرياً ومعلوماتياً للاجتماع، وأن يستعرض نفسيات المشاركين في الاجتماع وكيف سيتعامل معهم.

اجتماعات الطيبين بدون موعد وبدون جدول أعمال
تقنية الاتصال الحديثة ساهمت في عقد الاجتماع في أي ظرف
مراجعو زمان قد يقطعون الاجتماع في أي لحظة لعدم وجود قاعة للاجتماعات
اجتماعات اليوم تساندها التقنية وتسبقها محاضر الاجتماع وتعقد في قاعات خاصة
رغم بساطة اجتماعات الأمس إلا أنها كانت مثمرة ونتائجها ملموسة